小口現金・立替精算を圧倒的に効率化し
会計処理までをテレワークで実現可能に

2021年春号 2021.03.30

新型コロナ感染症対策のみならず、働きやすさを高め業務時間を有効に活用する手段の一つ、テレワーク。ネットを利用してソフトウェアやデータを活用する業務系のクラウドサービスをうまく利用すれば、自宅や外出先、サテライトオフィスでも仕事を進められる。
ただ、総務・経理などの仕事は、「会社にいなければならない」事情もある。

その一つが、従業員が立て替えた経費の精算業務だ。
経理担当側には現金を管理し、領収書等を確認して正しく精算・処理する業務、従業員側は、領収書をなくさず保管し経理に持参して現金を受け取る業務があり、お互い出社が必要だ。
また、経理に行く時間が取れず立替が高額になると従業員側に負荷をかけてしまう。

「社内の小口現金精算を、キャッシュレス化できないか」─この発想をもとに、小口現金・立替精算の処理業務をデジタル化するのが、オービックビジネスコンサルタントの「奉行Edge　キャッシュレスクラウド」である。

プリペイド型のカードで決済結果を自動把握

まず、小口経費支払いのキャッシュレス化については、店舗ではクレジットカードのMastercardとして使えるプリペイド型の「Bizプリカ」（TOMOWEL Payment Service）を用いる。

「Bizプリカ」は会社が指定したチャージ額内のみで使用できるカードで、与信審査なしですぐ始められるのもメリットだ。
出張時の宿泊費や飲食費・手土産代をはじめ、飲食業なら急遽調達が必要になった生鮮食料品や店舗装飾品、建設業なら工具や資材など、「現場の判断で購入する商品やサービス」を従業員の立替なしにキャッシュレスで購入できる。

決済した情報は専用のWebサイトにてパソコンやスマートフォンで管理。さらにこのデータを会計クラウドサービス「勘定奉行クラウド」に取り込み仕訳を自動起票できるので、入力などの手入力が不要となる。

紙の領収書については、従業員が持つスマートフォンに専用アプリを配布し、領収書の撮影データを読み込んでアップする仕組みとなっている。「勘定奉行クラウド」側では、アプリで提出した日時のタイムスタンプ付の領収書画像が仕訳に添付される。
現金の出納業務はもちろんのこと、会計処理業務も手作業なしで自動化。場所に捉われない業務の実行とスピード化が図れる。テレワークでの経理業務がいよいよ現実のものとなる。

標準的な運用を正しく推進税理士によるガイドも提供

初めてのキャッシュレス運用や電子帳簿保存法による証憑のデジタル化には不安がつきものだ。「奉行Edge　キャッシュレスクラウド」では、法令に沿った運用に役立つよう、税理士が監修した標準化ガイドを提供。迷いのない運用をサポートする。
業務ルール・規定の作成を容易にし、キャッシュレス化を最短1週間で実現できるという。